Dit is de privacyverklaring van het advocatenkantoor Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse, opgesteld overeenkomstig de Verordening (EU) van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG, afgekort als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met deze privacyverklaring willen we duidelijke informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en verbinden wij ons ertoe daarmee zorgvuldig om te gaan en uw privacy te waarborgen. Dat brengt mee dat wij in ieder geval
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verstrekt, zoals hieronder nader beschreven,
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt,
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming waar nodig,
- passende technologische en organisatorische maatregelen hebben genomen ter beveiliging van uw persoonsgegevens,
- geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dat vereist is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of ter naleving van een wettelijke verplichting,
- op de hoogte zijn van uw rechten, u daarover in klare taal willen informeren en die eerbiedigen.
1. Algemene informatie
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is of zijn de door u gecontacteerde advocaat of advocaten van het kantoor. U kunt met uw advoca(a)t(en) uiteraard steeds contact opnemen indien u omtrent de gegevensverwerking vragen heeft.
2. Doel en verwerkingsgrond
In het kader van uw verzoek tot juridisch advies en/of bijstand in rechte, dient uw advocaat een zekere hoeveelheid aan gegevens van en over u te verwerken. Het gaat om gegevens die noodzakelijk zijn om de opdracht(en) goed te kunnen uitvoeren en opdrachten die noodzakelijkerwijs nauw verbonden zijn met de opdracht te kunnen realiseren.
Mits uw toestemming worden uw persoonsgegevens ook verwerkt voor het versturen van nieuwsbrieven en publicitaire doeleinden.
In het kader van de cliëntrelatie worden de persoonsgegevens rechtmatig verwerkt op de volgende gronden:
- de toestemming van de cliënt (art. 6.1a AVG),
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1b AVG),
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1c AVG).
Met betrekking tot de eerstgenoemde verwerkingsgrond wijzen wij erop dat overeenkomstig de AVG uw toestemming een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting moet zijn waarmee u door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de betreffende verwerking van uw persoonsgegevens aanvaardt.
Wanneer de verwerking berust op toestemming, moet kunnen worden aangetoond dat u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Het verzoek om toestemming moet in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal worden gepresenteerd, zo nodig met een duidelijk onderscheid per aangelegenheid.
U heeft het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. De gebeurlijke intrekking van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan, onverlet.
3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verzamelen enkel de persoonsgegevens die u zelf, rechtstreeks of onrechtstreeks (bv. via tussenkomst van een andere advocaat of van de vakbond), aan ons meedeelt.
Minimaal worden uw persoonlijke identiteitsgegevens (naam, voornaam, geboortedatum en geslacht), uw contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer werk/privé), uw facturatiegegevens en uw rijksregisternummer en/of ondernemingsnummer verzameld en verwerkt.
Indien u onder het toepassingsgebied van de witwaswetgeving valt, zijn wij ertoe gehouden u te identificeren en een aantal stukken ter staving van die identiteit op te vragen, te verifiëren en te bewaren via een kopie van uw identiteitskaart. In voorkomend geval, zijn wij verplicht u te vragen naar de herkomst van gelden of vermogensbestanddelen. In geval van een vennootschap, zijn wij gehouden de lijst van de bestuurders (natuurlijke persoon) op te vragen. Voor meer informatie over de witwaswetgeving, verwijzen wij naar onze algemene voorwaarden.
Verder worden alle gegevens verzameld die nodig zijn voor een goede uitvoering van de aan Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse toevertrouwde opdracht(en). Daarbij kan het bv. gaan om gegevens in verband met uw arbeidsrelatie of in verband met uw gezinssituatie. Voor de afhandeling van betalingen hebben wij uw bankrekeningnummer nodig.
Zo nodig kan het ook gaan om zogenaamde “gevoelige gegevens”, zoals medische afbeeldingen, laboratoriumrapporten, biologische voorbeeldgegevens, brieven en schriftelijke rapporten van de artsen die u hebben behandeld, gegevens betreffende uw strafrechtelijk verleden of strafrechtelijke feiten, of gegevens met betrekking tot uw ras, seksuele geaardheid, vakbondsafhankelijkheid of religieuze, filosofische of andere overtuigingen.
Indien onze opdracht een minderjarige persoon betreft, kunnen wij de persoonsgegevens maar verwerken indien een schriftelijke toestemming van de ouder(s), voogd of wettelijke vertegenwoordiger voorligt.
Uiteraard worden de ons toevertrouwde gegevens verzameld en gebruikt met uw toestemming en in overeenstemming met de AVG.
4. Doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden
Wanneer dat in het kader van de uitvoering van de opdracht vereist is, worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden, zoals overheidsinstanties, actoren van de gerechtelijke wereld, tegenpartijen en hun raadsman(nen), verzekeringsmaatschappijen (bv. rechtsbijstand), andere advocaten, enz.
Uw persoonsgegevens worden door ons niet verkocht of verhandeld aan derde partijen, en worden evenmin aan derde partijen doorgegeven voor commerciële doeleinden.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
5. Wijze van verwerking en beveiliging
Er is geen sprake van een geautomatiseerde besluitvorming van uw persoonsgegevens. Dat betekent concreet dat niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen (door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst) besluiten worden genomen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Zo bv. zijn alle advocaten en ook de andere kantoorleden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn zij gehouden tot geheimhouding, hanteren we een gebruikers- en wachtwoordbeleid op al onze systemen, en maken we back-ups van de persoonsgegevens om die te kunnen herstellen bij technische incidenten.
De persoonsgegevens worden bewaard enerzijds op papieren drager, anderzijds digitaal. De toegang tot het kantoor is beveiligd en enkel de kantoorleden hebben toegang tot het gebouw. De digitaal verwerkte gegevens zijn eveneens aan beveiliging onderworpen: zij zitten vervat in een database waaraan een gebruikersnaam en wachtwoord is gekoppeld en die database kan enkel via toegang tot het netwerksysteem van het kantoor, dat eveneens beveiligd is, worden geraadpleegd.
6. Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden logischerwijze bewaard tot het afsluiten van de opdracht en vervolgens gedurende een termijn van minstens tien jaar.
Na het verstrijken van een periode van tien jaar na afsluiting van het dossier worden de papieren dragers in beginsel vernietigd.
De digitaal verwerkte gegevens worden wel verder bewaard op grond van een rechtmatig belang (bv. cliëntendatabase). Het gaat hierbij vooral om de minimaal verwerkte persoonsgegevens.
7. Uw rechten en onze verplichtingen
Overeenkomstig de artikelen 13 tot 15 van de AVG heeft u de volgende rechten:
- recht op informatie over en inzage in o.m. de verwerkingsdoeleinden en de rechtsgrond voor de verwerking, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens, de periode gedurende dewelke de persoonsgegevens zullen worden bewaard, de u toekomende rechten,
- recht op rectificatie (m.a.w correctie, wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn),
- recht op gegevenswissing (ook wel recht op “vergetelheid” genoemd),
- recht op beperking van de verwerking,
- recht op overdraagbaarheid van gegevens,
- recht van bezwaar vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen,
- recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit.
De voornoemde rechten zijn niet absoluut en Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse behoudt zich het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Uw recht om geïnformeerd te worden geldt niet wanneer u reeds over deze informatie beschikt (of redelijkerwijze kan beschikken), indien deze gegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim en wanneer het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen, in het bijzonder bij verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Uw recht om uw gegevens aan te passen en of te verwijderen geldt niet wanneer een wettelijke verplichting noopt tot het bewaren van deze gegevens of wanneer de gegevens nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Bovenstaande rechten kunnen op schriftelijke en gemotiveerde wijze worden uitgeoefend via een verzoek daartoe te richten aan uw advocaat.
Uw advocaat verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen de maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek werd gegeven.
Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn van één maand indien nodig met twee maanden worden verlengd.
Uw advocaat stelt u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij u anders verzoekt.
Wanneer uw advocaat geen gevolg geeft aan uw verzoek, deelt hij/zij u onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven, en informeert hij/zij u over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en beroep bij de rechter in te stellen.
Wanneer verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, zal uw advocaat weigeren gevolg te geven aan het verzoek. De advocaat behoudt zich desgevallend het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het inwilligen van het (de) verzoek(en) gepaard gaat/gaan.
U heeft ook het recht klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, meer bepaald bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zijnde de opvolger van de Privacy Commissie), gevestigd te 1000 Brussel, aan de Drukpersstraat 35 (tel.: 02/274.48.00).