Ceci est la déclaration du cabinet d'avocats Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse relative à la protection de la vie privée , rédigée conformément au Règlement (UE) du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, en abrégé RGPD.
L’objectif de cette déclaration est de donner des informations claires sur la manière dont nous traitons les données à caractère personnel, c’est-à-dire avec soin et dans le respect de votre vie privée. Ainsi nous nous engageons en toute hypothèse:
- à traiter vos données personnelles conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies, comme décrit ci-après,
- à demander votre autorisation explicite si nécessaire,
- à prendre les mesures technologiques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles,
- à ne pas transmettre de données à caractère personnel à des tiers, sauf si cela est nécessaire à l'exécution des objectifs pour lesquels elles ont été fournies ou pour satisfaire à une obligation légale,
- à vous tenir au courant de vos droits, à vous en tenir informé dans un langage clair, et à les respecter.
1. Informations générales
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est (sont) l’avocat ou les avocats du cabinet que vous avez contacté(s). Vous pouvez naturellement contacter votre (vos) avocat(s) à tout moment si vous avez des questions sur le traitement de vos données.
2. Objectif et finalité du traitement
Dans le cadre de votre demande de conseil et/ou d'assistance juridique, votre avocat doit traiter un certain nombre de données vous concernant. Il s'agit des données nécessaires à la bonne exécution de la (des) mission(s) et des missions qui sont nécessairement étroitement liées à la mission.
Moyennant votre consentement, vos données personnelles seront également traitées pour l'envoi de bulletins d'information et à des fins publicitaires.
Dans le cadre de la relation avec le client, les données à caractère personnel sont traitées dans le respect du droit applicable aux fins suivantes :
- le consentement du client (art. 6.1a du RGPD),
- le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat (art. 6.1b du RGPD),
- le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale (art. 6.1c LPC).
En ce qui concerne le premier motif de traitement mentionné, nous rappelons que, selon le RGPD, votre consentement doit être une expression de volonté libre, spécifique, informée et univoque par laquelle vous acceptez, par une déclaration ou un acte positif clair, le traitement adéquat de vos données personnelles.
Si le traitement est fondé sur un consentement, il doit être possible de démontrer que vous avez donné votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel.
La demande de consentement doit être présentée sous une forme compréhensible et facilement accessible et dans un langage clair et simple, le cas échéant avec une distinction claire par matière.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. L'éventuel retrait de votre consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement antérieur à son retrait.
3. Les données personnelles que nous traitons
Nous ne recueillons que les données personnelles que vous nous fournissez directement ou indirectement (par exemple, par l'intermédiaire d'un autre avocat ou d'un syndicat).
Nous recueillons et traitons au minimum vos données d'identification personnelles (nom, prénom, date de naissance et sexe), vos coordonnées (adresse, adresse électronique, numéro de téléphone professionnel/privé), vos données de facturation et votre numéro de registre national et/ou votre numéro d'entreprise.
Si vous relevez du champ d'application de la législation sur le blanchiment de capitaux, nous sommes tenus de vous identifier et de demander, vérifier et conserver un certain nombre de documents prouvant votre identité au moyen d'une copie de votre carte d'identité. Le cas échéant, nous sommes tenus de vous interroger sur l'origine des fonds ou des avoirs. Dans le cas d'une société, nous sommes obligés de demander la liste de ses dirigeants (personne physique). Pour plus d'informations sur la législation relative au blanchiment d'argent, veuillez-vous référer à nos conditions générales.
Toutes les données nécessaires à la bonne exécution de la ou des missions confiées à Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse sont collectées. Il peut s'agir, par exemple, de données relatives à votre relation de travail ou à votre situation familiale. Nous avons besoin de votre numéro de compte bancaire pour traiter vos paiements.
Si nécessaire, il peut également s'agir de données dites "sensibles", telles que des images médicales, des rapports de laboratoire, des données relatives à des échantillons biologiques, des lettres et des rapports écrits des médecins qui se sont occupé de vous, des données concernant votre casier judiciaire ou des infractions pénales, ou des données relatives à votre race, votre orientation sexuelle, votre appartenance à un syndicat ou vos convictions religieuses, philosophiques ou autres.
Si notre mission concerne un mineur d'âge, nous ne pouvons traiter les données à caractère personnel qu'avec le consentement écrit du ou des parents, du tuteur ou du représentant légal
Bien entendu, les données qui nous sont confiées seront collectées et utilisées avec votre consentement et conformément au RGPD.
4. Transmission de vos données personnelles à des tiers
Si cela s'avère nécessaire dans le cadre de l'exécution de la mission qui nous est confiée, vos données à caractère personnel seront transmises à des tiers, tels que : une administration, des acteurs du monde judiciaire, des contreparties et leur(s) conseil(s), des compagnies d'assurance (par exemple, l'aide juridique), d'autres avocats, etc.
Vos données personnelles ne seront ni vendues ni échangées à des tiers, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.
Nous concluons une convention de traitement avec les sociétés qui traitent vos données en notre nom afin de vous garantir le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données.
5. Mode de traitement et sécurité
Vos données personnelles ne sont pas gérées automatiquement. Cela signifie concrètement qu'aucune décision concernant des questions qui pourraient avoir des conséquences (importantes) pour les personnes n'est prise sur la base d'un traitement automatisé (par des programmes ou des systèmes informatiques, sans intervention humaine).
Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre les traitements illicites.
Par exemple, tous les avocats et autres membres du cabinet ont été informés de l'importance de la protection des données personnelles et sont tenus au secret, nous utilisons une politique d'utilisation et de mots de passe sur tous nos systèmes, et nous faisons des sauvegardes des données personnelles pour pouvoir les restaurer en cas d'incidents techniques.
Les données personnelles sont stockées à la fois sur papier et sous forme numérique. L'accès au bureau est sécurisé et seuls les membres du bureau ont accès au bâtiment. Les données traitées numériquement font également l'objet de mesures de sécurité : elles sont contenues dans une base de données à laquelle un nom d'utilisateur et un mot de passe sont associés, et cette base de données ne peut être consultée que par l'accès au système du réseau du bureau, qui est également sécurisé.
6. Durée de conservation
Vos données personnelles sont bien sûr conservées jusqu'à la fin de notre mission. Elles sont ensuite conservées pendant une période d'au moins dix ans.
Les supports papier sont en principe détruits dix ans après la clôture du dossier.
Certaines données traitées numériquement sont conservées en cas d’intérêt légitime, comme par exemple la tenue d’une base de données de notre clientèle. Cela ne concerne principalement que les données à caractère personnel de base, traitées de manière minimale.
7. Vos droits et nos obligations
Conformément aux articles 13 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- droit à l'information et accès, entre autres, aux finalités du traitement et à la base juridique du traitement, aux destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel, à la période de conservation des données à caractère personnel, et aux droits qui vous sont accordés,
- droit de rectification (c'est-à-dire de correction, si vos données sont incorrectes ou incomplètes),
- droit à l'effacement des données ("droit à l’oubli"),
- droit à la limitation du traitement,
- droit à la portabilité des données,
- droit d'opposition pour des motifs liés à votre situation particulière,
- droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé.
Ces droits ne sont pas absolus, et Van Eeckhoutte, Taquet & Clesse se réserve le droit de déterminer si votre demande est justifiée. Votre droit d'être informé ne s'applique pas si vous disposez déjà (ou pourriez raisonnablement disposer) de cette information, si cette information doit rester confidentielle en raison du secret professionnel, et ou si la fourniture de telles informations se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés, en particulier pour le traitement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
Votre droit de modifier et/ou de supprimer vos données ne s'applique pas si une obligation légale impose la conservation de ces données ou si les données sont nécessaires à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Les droits ci-dessus peuvent être exercés par une demande écrite et motivée adressée à votre avocat.
Votre avocat vous fournira sans délai des informations sur la suite donnée à la demande et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois à compter de sa réception.
En fonction de la complexité des demandes et du nombre de demandes, ce délai d'un mois peut être prolongé de deux mois si nécessaire.
Votre avocat vous informera de cette prolongation dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Lorsque vous faites votre demande par voie électronique, les informations seront si possible données également par voie électronique, sauf demande contraire de votre part.
Si votre avocat ne donne pas suite à votre demande, il vous informera sans délai, et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande, des raisons pour lesquelles il n'a pas été donné suite à celle-ci, et il vous informera de la possibilité de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle et d'un recours devant une juridiction.
Lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, votre avocat refusera de donner suite à la demande. Si nécessaire, l'avocat se réserve le droit de facturer des honoraires raisonnables en fonction des frais administratifs liés à l'exécution de la ou des demandes.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle, en particulier l'Autorité belge de protection des données (qui a succédé à la Commission de la protection de la vie privée), située à 1000 Bruxelles, rue de la Presse n° 35 (tél. : 02/274.48.00).